El software de gestión de una academia se elige una vez y se paga durante años: en cuotas, sí, pero sobre todo en las horas que alguien dedica cada mes a cuadrar lo que el programa no hace. Por eso merece la pena dedicar dos semanas a compararlo bien y no dos años a convivir con un error.
Esta guía no recomienda un producto. Da la lista de preguntas que separa un programa que va a durar de uno que se cambia a los dieciocho meses.
Herramientas sueltas o una plataforma
Antes de comparar productos, hay una decisión previa. Muchas academias no usan «un software de gestión»: usan cinco. Un formulario para las altas, una hoja de cálculo para los grupos, Zoom para las clases, un programa de facturación y WhatsApp para todo lo demás.
| Cinco herramientas | Una plataforma | |
|---|---|---|
| Coste mensual visible | Bajo o cero | Una cuota |
| Coste mensual real | Horas de cuadrar datos a mano | La cuota |
| El alumno ve | Cinco marcas y cinco accesos | Tu academia |
| Cuando alguien se da de baja | Hay que quitarlo de cinco sitios | Un clic |
| Cuando cambia una cuota | Se corrige en la hoja, en el cobro y en la factura | Se cambia una vez |
| Verifactu | Depende del programa de facturación | Depende de la plataforma |
Cinco herramientas funcionan mientras la academia es pequeña y quien las cuadra es el dueño. Dejan de funcionar el día que hay que delegar la administración, porque nadie más sabe dónde está cada dato.
Las diez preguntas
Están ordenadas por lo que más duele si sale mal. Llévalas a cada demo y apunta la respuesta; las que no admiten un sí o un no claro suelen ser las que importan.
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¿El alumno, la matrícula y la cuota son el mismo dato?
Si das de alta a un alumno en un curso, ¿su cuota y su factura salen de ahí, o hay que volver a meterlo en otra pantalla?
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¿Cómo cobra las cuotas recurrentes?
Domiciliación, tarjeta guardada, transferencia. Y qué pasa con un alta a mitad de mes: ¿prorratea, cobra entero o lo decides tú?
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¿La facturación cumple Verifactu?
Registro encadenado, QR y declaración responsable del fabricante. Las cuatro preguntas están aquí; la fecha es octubre de 2028 y el curso que factura con él empieza antes.
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¿Lleva mi marca o la suya?
Dominio propio, colores, correos con tu remitente. Un logo en la esquina no cuenta. Qué significa marca blanca de verdad.
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¿Qué ve el alumno?
Pide entrar como alumno en la demo, no solo como administrador. Si el panel del alumno es una lista de PDFs, la plataforma es de gestión, no un campus.
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¿Las clases en directo están dentro o es un enlace a otra herramienta?
Un enlace a Zoom funciona. Pero la asistencia, la grabación y el material de esa clase se quedan fuera del campus.
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¿Cuánto cuesta de verdad con mis alumnos?
Por alumno, por profesor, por curso o fijo. Haz el cálculo con tu número real y con el que tendrás dentro de un año. Los módulos «opcionales» que necesitas también cuentan.
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¿Hay permanencia?
Doce meses de permanencia es la forma que tiene un proveedor de decirte que no confía en que te quedes por gusto.
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¿Puedo llevarme mis datos?
Alumnos, historial de pagos, facturas y material. En un formato que abra otro programa, sin pedirlo por escrito y sin esperar un mes.
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¿Quién me responde cuando falla el cobro del día 1?
Un correo con respuesta en 48 horas no sirve el día que las domiciliaciones no han salido. Pregunta por el canal y por el horario, y prueba a escribir antes de firmar.
Cuándo cambiar
El calendario importa tanto como el producto. Cambiar de programa con las cuotas domiciliadas y los grupos a medias es lo que convierte una buena decisión en un trimestre malo.
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Comparar
Dos o tres demos con las diez preguntas y el caso real. Decidir antes de que acabe el curso.
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Migrar
Alumnos, grupos y cuotas del curso siguiente. Con la facturación parada, cada error se corrige sin que nadie lo note.
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Arrancar
Primer cobro del curso ya en el sistema nuevo. El antiguo se mantiene solo para consultar el histórico.
Qué hacer ahora
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Apunta cuántas herramientas usas hoy
Y cuántas horas al mes se van en pasar datos de una a otra. Ese es el precio real de lo que tienes.
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Escribe tu caso real
Un alumno, una fecha, una forma de pago y una baja. Es lo que vas a pedir en cada demo.
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Mira la fecha de renovación de tu contrato
Y ponla en el calendario con dos meses de margen.
Si quieres pasar las diez preguntas a Akythos Campus, los precios están publicados con la calculadora para tu número de alumnos, no hay permanencia y la demo se hace con tu caso real.
