Muchas academias hacen factura a todos sus alumnos «porque hay que hacerla». Otras no la hacen a nadie y solo dan un recibo. Las dos pueden estar bien, y las dos pueden estar mal: depende de qué vendes y a quién.
La clave está en una excepción poco conocida del reglamento de facturación, que casi todas las academias de idiomas y de apoyo escolar pueden aplicar. Y saber si la aplicas cambia también cómo te afecta Verifactu.
La regla: las operaciones exentas no obligan a facturar
El reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga en general a expedir factura por cada venta. Su artículo 3 enumera las excepciones, y la primera son las operaciones exentas de IVA por el artículo 20 de la ley, salvo unos pocos números que el propio reglamento mantiene obligados. La enseñanza, el número 9º, no está entre ellos.
Así que, si tus clases están exentas (lo explicamos en ¿lleva IVA una academia?), cobrar la cuota de un alumno particular no te obliga a hacerle factura. Pero la excepción tiene a su vez excepciones, recogidas en el artículo 2.2: la factura vuelve a ser obligatoria cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, o cuando el destinatario la exige para ejercer un derecho de naturaleza tributaria.
Caso por caso
| Situación | ¿Factura obligatoria? |
|---|---|
| Cuota mensual exenta pagada por un alumno particular | No; basta un recibo |
| Cuota exenta pagada por una familia que quiere deducírsela en la renta | Sí, si la pide |
| Empresa que paga el curso de inglés de sus empleados | Sí, aunque esté exento |
| Autónomo que paga un curso relacionado con su actividad | Sí, aunque esté exento |
| Curso grabado vendido a un particular (21 %) | Sí; puede ser simplificada |
| Libros o material vendidos aparte | Sí; puede ser simplificada |
Recibo, factura simplificada y factura completa
Son tres documentos distintos, y conviene no mezclarlos:
- Recibo
- Justificante Acredita que el alumno ha pagado. No es una factura ni lleva QR de Verifactu
- Factura simplificada
- Hasta 400 € IVA incluido. No exige los datos fiscales del cliente
- Factura completa
- Con NIF del cliente Obligatoria para empresas y autónomos que la necesitan
El recibo sirve al alumno particular como prueba de pago, y es lo que la mayoría de las academias entregan cada mes. Puede ser un simple correo o un PDF con el concepto, el importe, la fecha y el periodo que cubre.
La factura completa de una clase exenta lleva lo mismo que cualquier otra (número y serie, fecha, datos del emisor y del destinatario con su NIF, descripción, base e importe total), con una diferencia: en lugar de la cuota de IVA, una referencia al precepto que la ampara o la indicación de que la operación está exenta (artículo 6.1.j del reglamento). Lo habitual es «Operación exenta de IVA en virtud del artículo 20.Uno.9º de la Ley 37/1992».
Si quien paga es un padre o una madre por la clase de su hijo, la factura va a nombre de quien paga; es buena idea indicar el nombre del alumno en la descripción, porque es lo que justificará la deducción.
Cómo encaja con Verifactu
Verifactu regula los programas con los que se expiden facturas. Las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria lo concretan para el caso de las academias: quedan fuera de su ámbito las operaciones que no se documentan con factura porque no existe obligación de expedirla.
Eso deja a la academia ante dos caminos:
- Recibos a particulares, facturas solo cuando tocaLos recibos no pasan por Verifactu. Las facturas a empresas, a familias que las piden y de los cursos con IVA, sí.
- Factura a todo el mundoEstá permitido y simplifica la operativa, pero si las emites con un programa, todas tienen que cumplir Verifactu.
- En cualquier caso, un programa adaptadoCasi ninguna academia evita del todo las facturas: basta una empresa cliente o un curso grabado. El programa con el que las emites tiene que estar adaptado.
La fecha y los requisitos los explicamos en la guía de Verifactu para academias, y el último aplazamiento, en Verifactu se aplaza a octubre de 2028.
Las facturas a empresas: factura electrónica
Si das formación a empresas, por ejemplo cursos de inglés para plantillas o cursos bonificados por FUNDAE, hay una obligación más en el horizonte: la factura electrónica entre empresas y profesionales. Para quienes facturan menos de 8 millones de euros llega en octubre de 2028, el mismo mes que Verifactu, así que conviene elegir un programa que resuelva las dos cosas. Si trabajas con FUNDAE, en Akythos Campus para FUNDAE contamos qué necesita la plataforma.
Qué hacer ahora
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Clasifica lo que vendes
Clases exentas por un lado, cursos grabados y material con IVA por otro. Lo primero admite recibo; lo segundo siempre lleva factura.
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Pregunta quién paga en la matrícula
Si es una empresa o un autónomo, recoge desde el principio su razón social y su NIF. Te ahorra rehacer documentos a fin de trimestre.
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Ten un procedimiento para las familias que piden factura
Suele llegar en abril, con la campaña de la renta. Si ya tienes sus datos y el histórico de pagos, emitirla es un minuto.
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Conserva facturas y justificantes
Durante al menos cuatro años, el plazo de prescripción de Hacienda; seis si llevas contabilidad conforme al Código de Comercio.
En Akythos Campus el módulo de facturación emite las facturas conformes a Verifactu desde el mismo sitio donde el alumno se matricula y paga, y te las deja descargadas por trimestre para tu gestoría. Cómo tratamos los datos fiscales está en RGPD y Verifactu. Si quieres verlo con tus cuotas, pide una demo.
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, reglamento de facturación (artículos 2, 3, 4 y 6): texto consolidado en el BOE.
- Agencia Tributaria: excepciones a la obligación de facturar y facturas simplificadas.
- Ejemplo de aplicación a servicios educativos exentos: Universidad Complutense de Madrid, facturación de matrícula.
- Agencia Tributaria, preguntas frecuentes de Verifactu: cuestiones generales y ámbito de aplicación.
- Agencia Tributaria, Manual de Renta 2025: deducción por gastos educativos en la Comunidad de Madrid.
Última revisión: 14 de octubre de 2026. Esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento fiscal: confirma con tu gestoría cómo aplicar estas reglas a tu academia.
