Verifactu para academias: fechas, obligaciones y qué mirar en tu software

Si llevas una academia y facturas con un programa informático, Verifactu te afecta. No es una recomendación ni una buena práctica contable: es un reglamento que obliga a que el software con el que emites facturas cumpla unos requisitos concretos, y que llega con fecha.

Esta guía resume lo que necesitas saber para no llegar tarde, y qué preguntas hacerle a tu proveedor de software antes de que la fecha te alcance.

Sociedades y autónomos

Oct 2028 Fecha anunciada por Hacienda, pendiente de publicarse en el BOE

Fabricantes de software

Jul 2025 Ya obligados a vender programas adaptados

Sanción por incumplir

Hasta 50.000 € Por ejercicio, para quien usa un programa no conforme

Qué es Verifactu, en lenguaje llano

Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que los programas de facturación generen registros de facturación encadenados, inalterables y firmados, con un código QR en cada factura. Cada factura queda enlazada con la anterior, de forma que si alguien borrara una o cambiara un importe, la cadena se rompería y quedaría a la vista.

Así queda el recorrido de una factura en un programa adaptado:

1. Emites la facturaComo siempre: alumno, concepto, importe.
2. El programa crea el registroCon la huella de la factura anterior y su firma.
3. Imprime el QREl alumno puede comprobar la factura en la sede de la AEAT.
4. Envío a HaciendaSolo en la modalidad Veri*Factu, al instante y sin que hagas nada.

La consecuencia práctica es sencilla: la responsabilidad técnica recae sobre el software, no sobre ti. Pero elegir un software que no cumpla sí es decisión tuya, y la sanción por usar un programa no conforme recae sobre quien lo usa.

¿Le afecta a mi academia?

Casi con seguridad, sí. La regla general es que te afecta si emites facturas con un programa y no estás en el SII (el suministro inmediato de información, reservado a las empresas grandes, que ya envían sus facturas a Hacienda por otra vía).

Tu caso	¿Te afecta?	Por qué
Facturas con un programa, sea cual sea	Sí	Es el supuesto que regula la norma. Incluye el módulo de facturación de tu software de gestión.
Facturas desde una hoja de cálculo	Sí	Si la usas para emitir facturas, es tu sistema de facturación, y no cumple.
Estás en el SII	No	Ya remites tus facturas a la AEAT por otro sistema.
Solo talonario en papel	No	La norma regula los programas. En una academia con cuotas mensuales, es difícil que sea tu caso.

Las fechas que importan

Los plazos se han movido tres veces, la última en octubre de 2026, así que conviene tener claras las que importan ahora:

1. Julio de 2025 Los fabricantes tienen que ofrecer software adaptado

   Esta fecha ya pasó. Si tu proveedor todavía no habla de Verifactu, es una señal.

2. Octubre de 2026 Hacienda anuncia el aplazamiento

   Las fechas de 2027 (1 de enero para sociedades y 1 de julio para el resto) caen. La modificación del reglamento está pendiente de publicarse en el BOE.

3. Octubre de 2028 Obligación para sociedades y autónomos

   Una sola fecha para todos: sociedades limitadas, cooperativas de enseñanza y autónomos que llevan una academia, un centro de refuerzo o una escuela de idiomas a título individual. Coincide con la factura electrónica obligatoria para quienes facturan menos de 8 millones.

Las dos modalidades: Veri*Factu y no verificable

La norma permite dos formas de cumplir. Ambas son legales; la diferencia está en quién guarda los registros y en el texto que aparece en la factura.

	Veri*Factu	No verificable
Registros encadenados y firmados	Sí	Sí
QR en cada factura	Sí	Sí
Envío automático a la AEAT	Sí, al emitir	No
Quién conserva los registros	Hacienda ya los tiene	Tú, durante todo el periodo de prescripción
Si te los piden en una inspección	Ya están entregados	Tienes que aportarlos en el formato exigido
Leyenda en la factura	«Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU»	Ninguna

Para una academia, la modalidad Veri*Factu suele ser la cómoda: el envío lo hace el programa, no tienes que custodiar nada y la factura lleva la leyenda que un inspector espera ver.

Qué preguntar a tu proveedor

Cuatro preguntas, y las cuatro admiten un sí o un no:

1. ¿El programa genera el registro de facturación encadenado y firmado?

   Es el núcleo del reglamento. Si la respuesta es «estamos en ello», pide una fecha por escrito.

2. ¿Emite las facturas con el código QR obligatorio?

   Es la parte visible para tu alumno, y la que un inspector mira primero.

3. ¿Remite los registros a la AEAT, o funciona en modo no verificable?

   Ambos modos son legales, pero el segundo te obliga a conservar los registros durante el periodo de prescripción y a poder aportarlos si te los piden.

4. ¿Está declarado responsablemente como sistema conforme?

   El fabricante tiene que poder acreditarlo con una declaración responsable. Pídela.

Dónde encaja esto en una academia

Una academia no es un comercio: cobra cuotas recurrentes, mezcla mensualidades con matrículas y con bonos de clases, da altas y bajas a mitad de mes y suele tener las cuotas domiciliadas. Eso significa que la facturación no es un módulo que se usa una vez al mes, sino algo que ocurre continuamente y en segundo plano.

1. Alta del alumnoDatos fiscales, una sola vez.
2. MatrículaCurso, grupo y cuota que le corresponde.
3. CobroDomiciliación, tarjeta o transferencia.
4. FacturaSale sola, con QR y registro, del mismo dato.

Por eso merece la pena que la facturación viva en el mismo sitio que las matrículas. Cuando el alta del alumno, el curso en el que se matricula y la cuota que paga son el mismo dato, la factura sale sola y sale bien. Cuando son tres sistemas distintos, alguien tiene que cuadrarlos a mano cada mes, y es ahí donde aparecen los errores que el reglamento castiga.

Qué hacer ahora

1. Comprueba en qué fecha te toca

   Octubre de 2028 para sociedades y autónomos, según el anuncio de Hacienda; hasta que se publique en el BOE, la fecha oficial sigue siendo 2027.

2. Haz las cuatro preguntas a tu proveedor actual

   Y guarda la respuesta por escrito. Si no llega una fecha concreta, ya tienes la respuesta.

3. Si vas a cambiar de software, hazlo entre cursos

   Verano o Navidad, con las domiciliaciones paradas. Nunca a mitad de trimestre.

4. Forma a quien lleva la administración con tiempo

   El cambio de flujo de trabajo es más lento de asimilar que el cambio de programa.

En Akythos Campus la facturación es un módulo del mismo campus donde están tus cursos y tus alumnos, precisamente para que la cuota y la matrícula no vivan en dos sitios distintos: cada cobro genera su factura conforme a Verifactu, el registro firmado se remite a la AEAT y las facturas se descargan por trimestre para la gestoría. Si llevas una academia de inglés o una escuela con varios idiomas, ahí está el detalle de cómo encaja en tu caso. Cómo cumplimos Verifactu y el RGPD, con la declaración responsable y los datos en servidores en España, está en RGPD y Verifactu. Y si quieres verlo con tus propios números, pide una demo.

Última revisión: octubre de 2026. Los plazos de Verifactu se han modificado varias veces; contrasta las fechas con la sede electrónica de la AEAT antes de tomar una decisión.